こんにちは。行政書士の石濵です。HACCP導入もいよいよ最後となりました。今回は文書の記録化と保管方法の設定です。
HACCPに関する資料文書を記録化し保管することは、適切なHACCPプランを作成し、それを守っていることの証拠になり、また、この記録を用いてHACCPプランをより高度なプランに導き材料にもなります。逆に言えば記録がなければHACCPプランを遵守している事をだれにも証明できず、また、現在のHACCPプランが正しいのかどうかの検証もできません。ある意味ではHACCPにおける最重要点なのかもしれません。それでは細かく見ていきます。
記録の書き方
記録することは重要ですが、ただ記録すればいいものではありません。ちゃんと後々に活用できるようルールを作成し、それに基づき記録を残すことが大切です。例として記録を残す上で以下のようなルールを作成することが望ましいです。
・記録の取り方を統一し、記録をとる人全員が同じ方法で記録をとれるようにす
る。
・鉛筆やフリクション式ペン等の消える可能性のあるペンを使用せずに、消えな
いボールペンのみを使用する。また、修正には二重線を用いる。
・作業毎に記録を取る。全作業完了後にまとめて記録を書かない。
・記録を見込みで書かない。
このような統一的なルールを定め、そのルールを守れるような教育をしてください。
記録の保管方法
記録の保管期間は、その記録の内容によって異なります。まず、法令等の定めにより文書の保管期限の定められている物は必ずその期間を遵守する必要があります。また、それ以外の文書に関しては1年から3年が目安と言われています。少なくとも1年は保管しましょう。
また、HACCPでは、記録された文書の活用が重要となります。文書は日々の積み重ねで膨大な量になってしまいますが、活用したいときに活用できないようであれば意味を成しません。できる限りわかりやすく、ファイリング等の方法を用いて保管しましょう。また、場所の関係でやむをえず本拠地から離れた倉庫に格納せざるを得ない場合は、少なくとも場所だけは本拠地にいながら把握できるよう、一覧表等を作成するか、可能であれば電子データでの保管を心がけてください。
さて、HACCP導入に関する解説はここまでとなります。ただ、HACCPを運用する為の土壌についてや活用方法等、まだまだ伝えたいことがたくさんあるので、機会を見つけてこの続きを開設する場を設けます。その時は宜しくお願い致します。
